I negoziati sono complessi perché si tratta sia di fatti che di persone. È chiaro che soprattutto i negoziatori devono avere una buona comprensione di un argomento. Devono essere consapevoli della politica generale dell'azienda, della posizione di contrattazione iniziale e della posizione di riserva.
Tuttavia, la consapevolezza di questi fatti potrebbe non essere necessariamente sufficiente per raggiungere l'accordo. Occorre tenere conto del ruolo del fattore umano. L'approccio e la strategia nei negoziati sono influenzati da analisi logiche chiare e fredde. Ma vanno quindi considerate le esigenze personali degli attori. Questi bisogni potrebbero includere il bisogno di amicizia, buona volontà, credibilità, riconoscimento di status e autorità, desiderio di essere apprezzati e promossi, nonché la necessità di tornare a casa prima venerdì sera.
Le ricerche, che hanno studiato le negoziazioni, raccomandano di separare le persone dai fatti. Inoltre, durante la negoziazione dovrebbero essere utilizzate forme indirette e impersonali. Inoltre, un negoziatore davvero duro dovrebbe essere duro con i fatti ma morbido con le persone.
Il linguaggio varia anche a seconda dello stile negoziale adottato: può essere cooperativo o competitivo. Lo stile cooperativo si basa su principi vantaggiosi per tutti quando entrambe le parti vogliono trarre vantaggio dall'accordo. Questo stile è spesso accettato all'interno di un'azienda o tra aziende con relazioni di lunga data quando vengono perseguiti obiettivi comuni. Lo stile di negoziazione competitivo può essere appropriato per contratti una tantum quando l'obiettivo è ottenere i migliori risultati possibili senza considerare le relazioni future e i rischi di interruzione delle negoziazioni. Inoltre, la lingua può diventare ostile e minacciosa.
In realtà i negoziati sono una modalità complessa di stili cooperativi e competitivi. Negoziare con successo implica affrontare quattro componenti principali dei negoziati: persone, fatti, cooperazione e concorrenza.
